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ProPotsdam 2020

Eine Folie mit dem Titel ProPotsdam 2020 Workshop

ProPotsdam 2020

Mit mehr als vierzig Führungskräften haben wir 2015 die Workshop-Reihe „ProPotsdam 2020“ durchgeführt. Anlass waren die sich wandelnden Rahmenbedingungen, unter denen der Unternehmensverbund seine Aufgaben erfüllt. Sie verändern sich in Folge des raschen Wachstums der Stadt Potsdam, aus dem vielfältige Anforderungen an das Unternehmen abgeleitet werden. Ziel der Workshop-Reihe war es, gemeinsam mit den Führungskräften ein Profil zur Positionierung der ProPotsdam im Jahr 2020 zu erarbeiten.

Die Ergebnisse der Workshop-Reihe

„ProPotsdam 2020“ wurden auf einer Strategie-Landkarte visualisiert. Die Handlungsfelder, die für das ausgewählte Szenario „ProPotsdam – der führende Dienstleister für die Landeshauptstadt Potsdam“ identifiziert wurden, sind mit ihren Wechselbeziehungen auf der Strategie-Landkarte verortet. Dabei werden die Handlungsfelder vier Perspektiven zugeordnet:

  • Gesellschafterperspektive
  • Wertperspektive
  • Prozessperspektive
  • Potenzialperspektive

Die Gesellschafterperspektive beschreibt die Zielsetzungen für das Unternehmen mit kommunaler Aufgabenstellung. Die Wertperspektive konzentriert sich auf die Kernleistungen des Unternehmens und die Frage, woher die erforderlichen Mittel kommen. Die Prozessperspektive umfasst die internen Handlungsfelder, wie etwa die Strukturierung der internen Prozesse zur Erreichung der Ziele. Die Potenzialperspektive vereint die Handlungsfelder zur Erhaltung und Erweiterung der Fähigkeiten des Unternehmens, wobei die Mitarbeiterschaft auch perspektivisch das wichtigste Potential darstellt.

Gesellschafterperspektive

Die strukturierte Erarbeitung der Ziele der ProPotsdam mit der Gesellschafterin und den Stakeholdern im Rahmen eines Balanced-Scorecard-Verfahrens (BSC) ist ein fundamentales Handlungsfeld. Im Verfahren werden mögliche Zielkonflikte gemeinsam diskutiert, Wünsche werden auf Machbarkeit (Ressourcen) überprüft und die Leistungsfähigkeit der ProPotsdam gesichert. Das Ergebnis wird im Wirtschaftsplan abgebildet und durch einen Gesellschafterbeschluss gesichert. Für alle Seiten wird langfristig Planungssicherheit geschaffen, die eine Umsetzung der Ziele auf allen Hierarchieebenen ermöglicht.

Die ProPotsdam ist mit vielen Akteuren in der Stadtgesellschaft im Austausch. Dazu zählt natürlich die Stadtverwaltung und Stadtpolitik der Landeshauptstadt Potsdam, mit der gemeinsame Ziele auf der Basis der Kommunalverfassung und des Gesellschaftervertrages verfolgt werden. Damit Informationen allen zugänglich sind, werden auf der Arbeitsebene regelmäßige Arbeitsgruppen/Jour fixes eingerichtet. Mit den Stadtverordneten, der Presse, Netzwerken, Mietern und Mietervereinen, Bürgerinitiativen, aber auch mit den eigenen Mitarbeitern, wird regelmäßig, authentisch und transparent kommuniziert. Dabei wird die Art und Weise auf die jeweilige Zielgruppe angepasst. Aktuelle Themen werden aufgegriffen und je nach Bedarf auch neue Bündnisse oder Arbeitsformen entwickelt oder bestehende Netzwerke erweitert.

Die Bereitstellung von bedarfsgerechtem und bezahlbarem Wohnraum – auch unter Berücksichtigung der breiten Mittelschicht – ist die zentrale Aufgabe der ProPotsdam. Für besondere Bedarfsgruppen werden die Wohnungsangebote erhöht. Der Weiterentwicklung des diversifizierten Portfolios an Mietwohnungen wird entsprechend der Kommunalverfassung eine höhere Priorität eingeräumt als der Abführung von Gewinnen an den Stadthaushalt. Für die Beibehaltung und Schaffung von bezahlbarem Wohnraum ist die Einbindung von Fördermitteln notwendig, die durch die Erweiterung der Förderkulissen erfolgsversprechender wird. Die Größe, Ausstattung und Qualität von Wohnungen wird an den aktuellen Bedarf angepasst. Die Nebenkosten werden reduziert beziehungsweise geringgehalten. Für eine effiziente Bearbeitung der Belegungsrechte werden die Vergaberegelungen mit dem Wohnungsamt eng abgestimmt und die Nutzung von öffentlich geförderten Belegungsrechten intensiviert.

Die Art und Weise, wie der öffentliche Zwecks verfolgt wird, ist in den zwischen Gesellschafterin und Unternehmen gemeinsam vereinbarten und für beide Seiten verbindlichen Zielen (Balanced-Scorecard) verankert. Über die aktuellen Handlungen und (Zwischen-)Ergebnisse wird regelmäßig berichtet. Dies führt zu einer hohen Transparenz und gibt die Möglichkeit, frühzeitig ins Gespräch mit den Stakeholdern zu aktuellen Themen oder möglichen Plananpassungen zu kommen.

Wertperspektive

Die Modernisierung des Wohnungsbestandes hat in der Werterhaltung und in der Energiekennwertreduzierung ihre Ziele. Darüber hinaus gestattet die Modernisierung die Anpassung des Wohnraums an die im Zuge des demografischen Wandels geänderten Ansprüche. Der Neubau von Wohnungen ermöglicht die Erweiterung des Portfolios, so zum Beispiel das Unterbreiten von Angeboten für neue Wohnformen. Neubau und Modernisierung sind Voraussetzungen, um der hohen Nachfrage nach Wohnraum in der wachsenden Stadt Potsdam gerecht zu werden. Öffentliche Fördermittel initiieren und einbinden: Für die Beibehaltung und Schaffung von bezahlbarem Wohnraum ist die Einbindung von Fördermitteln notwendig. Dabei ist der enge Austausch mit der Landeshauptstadt Potsdam, den verantwortlichen Stellen im Land Brandenburg sowie mit bundesweiten Institutionen wie der KfW fortzufuhren. Die Durchführung von Bauprojekten mit Hilfe von Fördermitteln erfordert von der internen Organisation die notwendige Expertise. Quartiersentwicklung intensivieren: Die Stärkung der Nachbarschaften, der Erhalt der sozialen Durchmischung und die Schaffung positiver Images von Quartieren sind Maßnahmen zur Schaffung lebenswerter Stadträume, die die ProPotsdam durch die Steuerung der Prozesse und in vielfaltigen Kooperationen verfolgt. Dafür wird als erster Schritt eine Strategie zum stadtweiten Engagement in Quartieren erstellt, die auch eine quartiersübergreifende Kampagne enthalten kann. Es wird geprüft, inwiefern neben der Schaffung vielfältiger Wohnungsangebote, die Begleitung quartiersbezogener Infrastrukturprojekte (energetische und soziale Infrastruktur, Wohnumfeld, Mobilität) integriert werden kann.

Prozessperspektive

Die Produktqualität der angebotenen Wohnungen und der Dienstleistungen/Mieterservice wird auch unter Berücksichtigung künftiger gesellschaftlicher und technischer Standards zielgruppengerecht gesichert. Dafür werden Zertifizierungen und Personalqualifizierung genutzt, das Qualitätsmanagement im Unternehmensverbund verankert und ein proaktives Beschwerdemanagement gelebt. Ein kontinuierlicher Prozess der Analyse, Planung, Aktion, Monitoring und Reporting der Aktivitäten ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Chancen und Risiken. Dienstleistungen weiterentwickeln: Kundenwünsche und -erwartungen werden durch Zielgruppen gerichtete Marktforschung frühzeitig erkannt. Die Optimierung bestehender Dienstleistungsfelder sowie die Erschließung neuer Felder (zum Beispiel Energie, Mobilität, Sharing-Economy) werden durch die Initiierung und Durchführung von Projekten ermöglicht.

Potenzialperspektive

Die Stärkung der Selbstorganisation der Mitarbeiter der ProPotsdam ist für die erfolgreiche Bearbeitung der vielfaltigen Arbeitsaufgaben notwendig. Dabei kann das unternehmerische Handeln jedes einzelnen Mitarbeiters zum Beispiel durch die Erweiterung der Verantwortlichkeiten ermutigt werden. Zur Vereinfachung von Prozessen treten an die Stelle von kleinteiligen Organisationsfestlegungen Vorgaben von Entscheidungsspannen, die das eigenverantwortliche Arbeiten regeln. Durch das Definieren von zentralen Rahmenbedingungen und die Erweiterung von Steuerungsinstrumenten kann auch die Planungssicherheit für Investitionsvorhaben erhöht werden.

Personalentwicklung

Die Personalplanung berücksichtigt den Nachbesetzungsbedarf für ausscheidende Mitarbeiter und die Einbindung neuer Ausbildungsberufe. Bei Übernahme weiterer Aufgaben durch die ProPotsdam ist nach genauer Bedarfsermittlung die inhaltliche Weiterentwicklung der bestehenden Belegschaft auf die neuen Aufgaben sowie die Erweiterung des Mitarbeiterbestandes zu organisieren. Durch den Mangel an Fachkräften in einigen Aufgabenbereichen der Branche, ist der bestehende Mitarbeiterstamm durch Schulungen qualitativ weiterzuentwickeln. Die Reduzierung von Überlastungssituationen, ein intensiviertes Gesundheitsmanagement und die Anerkennung von besonderen Mitarbeitererfolgen erhöhen die Mitarbeiterbindung.

Die Strategielandkarte des ProPotsdam-Workshops
Stelltafel mit Arbeitsstand

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